Damit Sie sich weder im Job noch im Alltag Ihre Zeit stehlen lassen, sollten Sie mit den effizientesten Methoden zum Zeitmanagement vertraut sein. Zur Anregung finden Sie hier einige – kurz und knapp, damit Sie keine Zeit verlieren.
Die ABC-Analyse
Nicht nur Ordnung, auch Zeiteinteilung ist das halbe Leben. Um diese zu meistern, benötigen Sie nicht mehr als die drei Buchstaben A, B und C sowie zwei Fragen, die Sie sich selbst stellen:
Wie viel Zeit nehmen die diversen Aufgaben in Anspruch? Und: Welche Relevanz haben die einzelnen Aufgaben? Während Sie die benötigte Arbeitszeit in Stunden erfassen, teilen Sie die zu erledigenden Arbeiten je nach Wichtigkeit in A, B und C ein, wobei A-Aufgaben höchste und C-Aufgaben niedrigste Priorität haben. Dadurch ist ein schneller Überblick aller To-Dos geschaffen!
Die ALPEN-Methode
Mit Hochgebirgen hat diese Zeitmanagement Methode wenig zu tun. Denn die Buchstabenkombination steht für:
A: Aufgaben notieren
L: Länge der To-Dos beurteilen
P: Pufferzeiten mit einberechnen
E: Entscheidungen treffen, was Prioritäten betrifft
N: Nachkontrolle
Gehen Sie zuerst die anstehenden Aufgaben durch (A), schätzen Sie die Arbeitsdauer ein (L) und fügen Sie einen Puffer hinzu (P). Legen Sie danach die zeitliche Abfolge und die Prioritäten der Aufgaben fest (E). Schlussendlich folgt die Nachkontrolle (N), bei der Sie die Umsetzung der eigenen Planung überprüfen.
Das Eisenhower Prinzip
Eine weitere Methode, Aufgaben zu priorisieren, ist das Eisenhower Prinzip. Es basiert auf einem Koordinatensystem, bei dem die x-Achse die Wichtigkeit und die y-Achse die Dringlichkeit der zu erledigenden Arbeiten darstellt. Auf diese Weise ergeben sich vier Bereiche:
- Rechts oben: Bereich A, sehr wichtig und sehr dringend
- Links oben: Bereich B, sehr wichtig aber weniger dringend
- Rechts unten: Bereich C, sehr dringend aber nicht wichtig
- Links unten: Bereich D, weder dringend noch wichtig.
To-Dos aus dem Bereich A sollten umgehend erledigt werden, während Sie solche aus dem Bereich B auch zu einem späteren Zeitpunkt abwickeln können. Arbeiten die in den Bereich C fallen, könnte man (sofern möglich) delegieren und Aufgaben des D-Bereichs müssen (noch) nicht zwingend in Angriff genommen werden.
Die eigene Leistungsfähigkeit nutzen
Nicht jeder arbeitet zur selben Tageszeit gleich effektiv. Dokumentieren Sie, wann Sie Ihre Konzentration besonders gut hochhalten können und wann es zu einem Einbruch der Leistungsfähigkeit kommt. Ein Raster mit Markierungen der jeweiligen Tageszeit ermöglicht, Protokoll über die eigene Formkurve zu führen. Dadurch lässt sich das Durchführen von unterschiedlich anspruchsvollen Aufgaben besser einteilen.
Effizient zu Werke gehen
Zeit richtig zu managen bedeutet auch, diese auf möglichst sinnvolle Weise zu nutzen. Das gelingt mit der 60-60-30 Methode besonders gut. Dabei wird 50 Minuten hochkonzentriert und ohne Ablenkung durchgearbeitet und danach 10 Minuten Pause gemacht. Es folgt eine Wiederholung, ehe man sich 30 Minuten zur Ruhe setzt. So lassen sich mehr To-Dos in weniger Arbeitszeit erledigen.
Zeitmanagement am WIFI OÖ lernen
Ihr Interesse ist geweckt? Dann melden Sie sich am besten für einen Zeitmanagement-Kurs am WIFI OÖ an, dank dem Sie nie wieder verlorener Zeit nachtrauern müssen! Reflektieren Sie Ihren Arbeitsstil und setzen Sie sich mit Fragen rund um Zieldefinitionen, Prioritäten, die Delegation von Aufgaben und der Strukturierung Ihres Arbeitstages auseinander. So lernen Sie, Ihre Organisation zu verbessern und effizienter an Ihren To-Dos zu arbeiten.
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