Hier sind fünf einfache Tipps, um Meetings effizienter zu gestalten.
1. Überlegen Sie, ob ein Meeting wirklich nötig ist.
- Klären Sie die Ziele und den Nutzen des Meetings.
- Prüfen Sie, ob diese Ziele auch durch Einzelgespräche oder schriftliche Informationen erreicht werden können.
- Bedenken Sie den Zeitaufwand für alle Beteiligten und den Mehrwert der Anwesenheit.
2. Stimmen Sie Themen im Voraus ab und begrenzen Sie die Zeit.
- Planen Sie im Voraus, welche Themen besprochen werden müssen und priorisieren Sie.
- Setzen Sie eine klare Zeitbegrenzung, um die To-Do-Liste effizient abzuarbeiten.
3. Behandeln Sie nur relevante Themen für alle Teilnehmenden.
- Konzentrieren Sie sich auf Themen, die alle betreffen.
- Falls notwendig, teilen Sie das Meeting in mehrere Teile auf, um individuelle Themen zu besprechen.
4. Nutzen Sie Moderation.
- Wenn Nebensächlichkeiten Überhand nehmen, kann ein Moderator helfen.
- Der Moderator achtet auf die Tagesordnung, das Zeitmanagement und dokumentiert das Meeting.
5. Überprüfen Sie die Notwendigkeit von Meetings regelmäßig.
- Routinesitzungen sollten auf ihren Sinn und ihre Zielführung überprüft werden.
- Fragen Sie sich, ob solche Besprechungen in der aktuellen Situation noch relevant sind.
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